Steeds vaker zijn opgaven domein-overstijgend en is een diversiteit van (externe) partijen en overheidsorganen betrokken bij de aanpak hiervan. Bij opgavegericht werken ligt de aandacht steeds meer ‘buiten’, bij wat zich daar aandient en om een oplossing vraagt.
Vaak grijpen de onderwerpen diep in op de samenleving, waarbij het krachtenveld complex is. Het is niet altijd exact duidelijk welke oplossingen op de lange termijn het beste gaan zijn. Belangen kunnen verschuiven en ook de problematieken.
Wat betekent dit voor de inrichting van de organisatie?
Door de complexiteit is een bureaucratische organisatie slechts beperkt in staat om tot bevredigende resultaten te komen.
Traditionele (bureaucratische) organisaties zijn vaak ingericht in silo’s (afdelingen) langs assen (zoals een domein). Op het moment dat er een opgave opgepakt moet worden, wordt er een project gestart waarbij kennis en kunde uit de verschillende silo’s wordt ingehuurd door het project. Degenen die in die projecten zitten, doen het vaak tijdelijk of erbij. Daarbij hebben ze nog steeds hun functioneringsgesprek met de baas van hun silo-afdeling. Het gevolg is dat er maar gedeeltelijk focus is op de opgaven, er veel moet worden gewisseld tussen projecten en veel moet worden onderhandeld tussen de silo’s over de inzet van mensen en middelen. Dit is op zijn minst niet optimaal.
Van afdelingen naar zelforganiserende teams
Een succesvolle implementatie van opgavegericht werken begint bij het inrichten van multidisciplinaire, zelforganiserende teams.
Dit betekent dat de organisatie de bestaande silo’s loslaat en wordt gekanteld zodanig dat er teams ontstaan die alle kennis in huis hebben om succesvol projecten (lees opgaven) te realiseren. Deze teams blijven voor langere tijd bij elkaar en pakken continue nieuwe opgaven of delen van opgaven op.
Op deze manier ga je van een situatie waarin voor iedere opgave (project) de mensen bij elkaar worden gezocht voor de uitvoering, naar een situatie waarin je teams hebt waar het werk, de opgave, naartoe wordt gebracht.
Deze zelforganiserende teams leveren de volgende voordelen op:
Focus: als je in een opgavegericht, stabiel team zit, kun je je volledig richten op het bereiken van je gezamenlijke ambities. Je hebt geen afleiding meer van andere projecten of je oude afdeling. En ook de andere teamleden hebben dat niet: zij zijn betrokken en meer beschikbaar. Focus betekent ook snelheid. De organisatie kan goed meekomen met de snelle veranderingen waaraan zij het hoofd moet bieden.
Geoliede machine: teams die langere tijd samenwerken, worden als team steeds ‘volwassener.’ In het team ontstaat een veilige omgeving; teamleden leren van én over elkaar en werken steeds sneller en effectiever. Goed geoliede teams zijn hét kapitaal van een moderne organisatie, meer dan individuele medewerkers. Deze manier van werken is de ultieme manier van richting geven aan een lerende organisatie.
Flexibiliteit: een stabiel team kan snel reageren als er iets verandert. Het team hoeft niet te wachten tot het volgende projectoverleg, maar kan direct actie ondernemen.
Zoek je als organisatie naar een manier om opgaven aan te pakken die afdeling overstijgend zijn? Dan is SCRUM dé oplossing. Je kunt hiermee starten door een pilot team (of meerdere teams) te starten binnen je opgaven. Dit kan onder begeleiding van een SCRUM MASTER en/of AGILE COACH. We begrijpen het als dit bij voorkeur gefaseerd plaats vindt. Neem contact op met Sandra Planjer:
sandra@plankwadraat.nl (Lean en Scrum)
sandra@plantrainingen.nl (coaching voor teams en leidinggevenden)
0626463384