Je komt aan op kantoor (of logt in vanuit huis). Je inbox is vrij vol, maar je moet een vergadering in. Je zoekt naar de notulen van de vorige vergadering, maar kunt ze niet terugvinden. De mappenstructuur op jullie server is ook zo onlogisch!
Je vraagt je collega een extra print te maken. Helaas loopt haar PC vast en moet ze wachten op iemand van ICT. Nou ja, dan maar zonder notulen de vergadering in.
Tijdens de vergadering wordt duidelijk dat niet iedereen aan zijn/haar taken is toegekomen. Wat irritant. Dat heeft ook effect op jouw voortgang.
Bovendien is dat wat jij had opgeleverd niet precies hetgeen wat bedoeld was. Balen, dat moet dus opnieuw. Je hebt nog geen idee waar je de juiste informatie vandaan moet gaan halen. Dit deed een andere collega van jou altijd, maar die is met langdurig verlof. Wat een dag! En het is pas 11:00 u…
Hopelijk begint niet iedere dag van jou zo, maar je herkent vast enkele terugkomende irritaties.
Lean Office gaat over de toepassing van Lean principes in de administratieve omgeving. In iedere organisatie is sprake van enige vorm van administratie processen. Of het nu gaat om facturatie of om het verwerken van declaraties, binnenkomende aanvragen of klachten, overal is sprake van processen. Juist omdat deze processen minder zichtbaar zijn, worden de verspillingen vaak onderschat.
We gaan je helpen om eens naar je processen te kijken door een Lean bril.
Lean kent diverse tools om processen continue te verbeteren. Dat levert veel op. Voor jou leuk om te kennen zijn ‘de 8 verspillingen’. Waarom is dat leuk?
Nou, zodra je ze kent, ga je ze ook herkennen in je eigen werk. En dan weet je dus dat daar iets verbetert kan worden om het werk leuker te maken.
De 8 zogenaamde verspillingen die je ziet als je met een lean-bril gaat kijken:
- Fouten door bijv: incorrecte data-invoer; verkeerde bijlage toevoegen in een mail, etc.
- Overproductie door bijv: overbodige rapportages; onnodig lange overleggen; dezelfde informatie vaker invoeren door gebruik van verschillende software systemen etc.
- Transport door bijv: documenten die digitaal of in een enveloppe de organisatie rondreizen.
- Wachten door bijv: wachten op een handtekening, wachten tot je part time collega er weer is, voordat je die vraag kunt stellen; je volle inbox die op jou wacht, etc.
- Voorraad door bijv. stapels niet verwerkte transacties of te verwerken aanvragen; grote voorraden papier naast iedere printer, etc.
- Beweging door bijv: zoeken naar de juiste informatie (denk aan: laatste versie van jouw document); gegevens knippen en plakken; zoeken naar de juiste persoon met de juiste informatie; zoeken naar een procedure, etc
- Overprocessing door bijv: onnodig lange en fraaie presentaties of rapportages maken, diverse documenten toevoegen aan je mail, waar niemand op zit te wachten, etc.
- Talentverspilling door bijv: te veel operationele taken bij de leiding.
Aan deze voorbeelden is te zien dat de 8 verspillingen van Lean dus zeker ook terug te vinden zijn in jouw administratieve omgeving.
Verspillingen tegengaan door Lean. Waarom zou je?
Misschien denk je nu: tsja… so be it. Het is irritant, maar veranderen kost ook weer tijd.
De gevolgen van de zojuist genoemde administratieve verspillingen zijn vaak veel groter dan je denkt.
Waarom zou je die verspillingen willen weten of reduceren?
- Als je je office beter inricht, heb je veel minder irritatie. Je werkt plezieriger.
- Verder hoef je minder te zoeken, dubbel te doen, te herstellen, te wachten etc. dat scheelt jou veel tijd, maar het scheelt het bedrijf veel geld.
- Ook de klant is erbij gebaat. De klant krijgt zijn product of dienst of antwoord veel sneller en het is vaker in één keer goed.
Voorbeelden van projecten op kantoor:
Tot slot zal ik hieronder enkele voorbeelden aangeven van concreet uitgevoerde Lean verbeteractiviteiten in een Office omgeving:
- Verbeteren van klacht-meldingssysteem
- Verkorten van het doorloopproces van vergunningsaanvragen
- Klantvriendelijker inrichten van een intake procedure
- Vereenvoudigen van offerteproces.
Etc.
Wanneer weet ik nou welk proces veel van die verspillingen heeft?
Twee grote signalen daarvoor zijn:
- Processen waar veel vragen of klachten komen van klanten
- Processen waar veel irritatie zit bij medewerkers.
Dat zijn ideale processen om te starten.
Je weet daar zeker dat je veel winst kunt behalen.
Ik zou het leuk vinden om dit met jullie samen op te pakken.
Schiet je al meteen een proces te binnen of wil je dat ik daarnaar op zoek ga in de organisatie?
Bel me eens: 06 2646 3384
Groet
Sandra Planjer
sandra@plankwadraat.nl
